Los casos que involucren potenciales conflictos de interés, deben ser direccionados de acuerdo con las instrucciones emitidas a través la Dirección Administrativa.
4. DEFINICIONES
- Alta Dirección: Son los cargos encargados de planear las estrategias, es decir, Gerente General y Miembros de Junta Directiva, vinculados o no laboralmente.
- Canal de Transparencia: Es el medio por el cual, los empleados y demás partes
de interés comunican de manera directa o anónima, presuntas conductas de soborno, corrupción u otras situaciones sospechosas
- Circular externa 100-000003: Es la guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2° de la Ley 1778 de 2016. Emitida por la Superintendencia de Sociedades.
- Debida diligencia: Es la revisión inicial y periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción nacional o internacional, cuyo propósito es identificar y evaluar los riesgos de soborno, corrupción y otros que pueden afectar a la Empresa, sus asociados de negocios.
- Normas anticorrupción y antisoborno: Normas nacionales e internacionales contra la corrupción y el soborno.
- Normas nacionales contra la corrupción: Es la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción o soborno y la efectividad del control de la gestión pública, así como sus decretos reglamentarios y las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen. De la misma manera, se considera relevante la Ley 1778 de 2016 por medio de la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y así mismo se dictan disposiciones en materia de lucha contra la corrupción.
- Oficial de Ética Empresarial: Es la persona natural designada por la Junta Directiva para liderar y administrar el Sistema de Administración de Riesgo de Soborno y Corrupción.
- Pagos de facilitación: Modalidad indebida de realizar pagos a funcionarios del gobierno con el fin de asegurar, impulsar o acelerar trámites de carácter legal y rutinario en beneficio de la Empresa o de sus empleados.
- Programa de Ética Empresarial: Son los lineamientos específicos a cargo del Oficial de Ética, encaminados a poner en funcionamiento las políticas de cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de soborno, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a la Empresa.
- Soborno: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o cosa de valor a cambio de un beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.
-
Soborno transnacional: Es el acto en virtud del cual, la Empresa, por medio de sus empleados, altos directivos, accionistas o contratistas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero o nacional, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. Para el caso de este documento lo denominaremos soborno.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 PRESENTACIÓN Y CONTEXTO
La gestión empresarial de OPHTHA se fundamenta en principios de Respeto, Honestidad, Integridad y Alegría. Bajo esta premisa fundamental, la Junta Directiva y la Gerencia General promueven por convicción entre sus empleados, clientes, proveedores y demás grupos de interés el mayor rigor y pulcritud en todos sus comportamientos, los cuales deben estar regidos e inspirados por los más altos estándares de la ética.
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial, el Reglamento Interno de Trabajo y el Sistema de Gestión Integral, contienen los instrumentos que deben servir de referencia para todas las acciones y comportamientos del equipo humano al servicio de OPHTHA. Estos lineamientos están definidos en busca de la prevención de aquellas potenciales conductas que no se ajusten a las normas internas y a la Ley, asegurando la transparencia y fidelidad en la información y salvaguardando la buena imagen y reputación de la Empresa.
5.2 POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial se establece bajo los lineamientos de la Misión, Visión, Política Integral, Valores Corporativos y los Principios, los cuales orientan las acciones a todo nivel de transparencia y legalidad. Los valores adicionales a los organizacionales relacionados con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial son:
- Principio de la legalidad: Todos los empleados están comprometidos con el cumplimiento de la Constitución y de las leyes colombianas, igualmente de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por OPHTHA.
- Principio de la Lealtad: Todo empleado debe comunicar oportunamente a su jefe inmediato todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Empresa, de sus clientes, accionistas y directivos. Si el empleado prefiere conservar en reserva su identificación para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través del Canal de Transparencia.
- Principio del interés general y corporativo: Todas las acciones siempre deben estar regidas por el interés general y la gestión a todo nivel debe estar desprovista de cualquier interés personal. Las conductas transparentes están exentas de pagos o reconocimientos para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios.
De acuerdo con lo anterior, todos los empleados de OPTHA son responsables de la adecuada y correcta aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial y cuenta con todo el respaldo de la Alta Dirección para obrar de acuerdo con los principios declarados en el presente documento y en los demás del SGI.
OPHTHA, acogiendo las buenas prácticas adopta la implementación de sistemas, procedimientos, protocolos y mecanismos de control y reporte, a través del Canal de Transparencia, entre otros, con el fin de asegurar la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de transparencia.
OPHTHA prohíbe cualquier tipo de soborno o acto de corrupción, y exige el cumplimiento de todas las Normas anticorrupción y antisoborno incluyendo la Circular Externa 100-000003 de 2016de la Superintendencia de Sociedades.
Los principios y valores éticos se anteponen al logro de las metas de la empresa.
Salvo para importaciones y exportaciones, donde no se disponga de la información completa del proveedor o el cliente que permita realizar el estudio de seguridad definido en el SGI, los empleados deben realizar la debida diligencia para conocer adecuadamente a los terceros, y en particular. Para ello deben aplicar lo establecido en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT.
6. LINEAMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
Siendo coherentes con los principios de Transparencia y Ética, se implementa el Programa Corporativo para el aseguramiento de actos transparentes y legítimos, el cual tiene por objeto:
- Promover y asegurar dentro de la Empresa la realización de conductas y actos ajustados a la normas legales e internas y las buenas costumbres.
- Determinar el debido proceso con el objeto de identificar y establecer responsabilidades los grupos de interés en actos no transparentes.
El programa tiene los siguientes elementos:
- Integrar y coordinar el conjunto de acciones necesarias para prevenir y controlar
potenciales situaciones de fraude, soborno y corrupción.
- Generar un entorno de transparencia, integrando los diferentes sistemas desarrollados para la prevención y detección de acciones contrarias a la Ley y las normas internas, manteniendo canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos en la Empresa.
- Impulsar una cultura organizacional basada en el principio de la legalidad y la transparencia y en la aplicación de los principios elementales de ética y comportamiento responsable del equipo humano de la Empresa, independientemente de su nivel jerárquico.
- Identificar, desarrollar e implementar procedimientos adecuados para la prevención, detección y tratamiento de conductas no ajustadas al ordenamiento jurídico en la Empresa, propendiendo por su mejoramiento continuo. La identificación y evaluación de los riesgos se debe realizar siguiendo la metodología y la política de riesgos definida por la Empresa.
- Garantizar el debido proceso para gestionar, sobre la base del respeto a la dignidad de la persona y sus derechos, la investigación de todo presunto acto fraudulento, de soborno o corrupción, asegurando la confidencialidad en el manejo de la información y la proporcionalidad de las acciones correctivas. Las personas que denuncien de buena fe una violación al Programa de transparencia y ética empresarial, están protegidas contra cualquier tipo de represalia.
7. MODALIDADES D E CORRUPCIÓN QUE VAN EN CONTRA DE LA TRANSPARENCIA Y LA ÉTICA EMPRESARIAL
Para efectos del Programa la Transparencia y Ética, se entiende que el soborno y la corrupción es la voluntad de actuar deshonestamente a cambio de dinero o beneficios personales ocasionando daños, favoreciendo injustamente a pocos que abusan de su poder o de su posición. Esta no sólo crea una competencia desleal sino que limita la integridad de las personas.
Las principales modalidades de corrupción que van en contravía del Programa de Transparencia y Ética empresarial, :
7.1 CONFLICTO DE INTERESES
Se entiende por conflicto de interés, cuando:
- Existen intereses contrapuestos entre un empleado y los intereses de la Empresa, que pueden llevar a aquel a adoptar decisiones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de terceros y en detrimento de los intereses de la Empresa.
- También ocurre cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle
independencia, equidad u objetividad a la actuación de cualquier trabajador de la Empresa, y ello pueda ir en detrimento de los intereses de la misma.
7.2 SOBORNO
El soborno se puede describir como el dar o recibir por parte de una persona, algo de valor, por ejemplo dinero, regalos, préstamos, recompensas, favores, comisiones o entretenimiento, como una recompensa inapropiada para la obtención de negocios o cualquier otro beneficio. El soborno puede tener lugar desde la empresa hacia el sector público ó hacia el sector privado (por ejemplo, sobornar a un empleado de un cliente o proveedor). Los sobornos y las comisiones ilegales pueden, por lo tanto, incluir, más no estar limitados a:
- Pagos, ya sea por parte de empleados o socios de negocios, tales como agentes, facilitadores o consultores.
- Otros “favores” suministrados a funcionarios o servidores públicos, clientes o proveedores, tales como contratar con una compañía de propiedad de un miembro de la familia del funcionario público, del cliente o del proveedor.
Es posible verse inmerso en una situación de soborno. Ante ésta, el Empleado debe rechazar la propuesta de manera contundente, y poner en conocimiento esta situación a través del Cana de de Transparencia o informar al Oficial de Ética Empresarial.
7.3 CORRUPCIÓN
Es todo hecho, tentativa u omisión deliberada para obtener un beneficio para sí o para terceros en detrimento de los principios organizacionales, independiente de los efectos financieros sobre las empresas. Son las acciones que se presenten bajo una de dos modalidades:
- Interna: Aceptación de sobornos provenientes de terceros hacia empleados de la Empresa,con el fin de que sus decisiones, acciones u omisiones beneficien a ese tercero.
- Corporativa: aceptación de sobornos provenientes de empleados de la Empresa hacia terceros de manera directa o a través de agentes; con el fin que las decisiones del tercero, sus acciones u omisiones beneficien a la Empresa, o un empleado de ella.
7.4 FRAUDE
Se entiende como el acto u omisión intencionada y diseñada para engañar, llevado a cabo por una o más personas con el fin de apropiarse, aprovecharse o hacerse a un bien ajeno - sea material o intangible - de forma indebida, en perjuicio de otra persona o de la Empresa.
Con fundamento en lo anterior se considera de manera especial, que las siguientes conductas van contra la transparencia y la ética empresarial:
- Alteración de información y documentos de la Empresa para obtener un beneficio particular.
- Generación de reportes con base en información falsa o inexacta.
- Uso indebido de información interna o confidencial (Propiedad intelectual, Informaciónprivilegiada, entre otras).
- Conductas deliberadas en los procesos de contratación y licitaciones con el fin de obtenerdádivas
- Destrucción u ocultamiento de información, registros o de activos.
- Dar apariencia de legalidad a los recursos generados de actividades ilícitas.
- Destinar recursos para financiación del terrorismo.
- Utilización de manera indebida bienes de propiedad de la Empresa que estén bajo su custodia.
- Fraude informático.
- Cualquier irregularidad similar o relacionada con los hechos anteriormente descritos.
7.5 INTERACCIÓN FRAUDULENTA CON FUNCIONARIOS O SERVIDORES PÚBLICOS
Ningún empleado podrá solicitar en beneficio propio o de la Empresa, agilización, favorecimientos, omisiones, entre otros, en situaciones o asuntos que no cumplan a cabalidad los requisitos legales establecidos
Ningún empleado de la Empresa debe solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, ni viajes, ni patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucren a la Empresa. Los regalos, gastos de entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un funcionario o servidor público no son permitidos.
7.6 NEGOCIACIONES CON AGENTES, INTERMEDIARIOS Y PAGOS DE FACILITACIÓN.
En la Empresa no se deben utilizar intermediarios o terceras personas para que ellos realicen pagos inapropiados. Los pagos de facilitación (Pagos dados a un funcionario o persona de negocios para agilizar un trámite), están prohibidos. Dichos pagos no deben hacerse a funcionarios públicos, ni siquiera si son una práctica común en un país determinado.
7.7 CONTRATOS O ACUERDOS CON TERCERAS PERSONAS
Todos los contratos o acuerdos suscritos por la Empresa, deben contener cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción.
Además de declarar y garantizar el cumplimiento de este Programa y las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, se debe incluir el derecho a terminar el contrato cuando ocurra una violación a este programa o cualquier ley o regulación anticorrupción aplicables.
En cualquier caso, el responsable de la negociación debe asegurar que las cláusulas estén incluidas antes de la firma de los contratos o acuerdos, de no observarse deben de solicitarlas a la Gerencia General.
7.8 DONACIONES Y CONTRIBUCIONES POLÍTICAS
Todas las donaciones realizadas por la Empresa deben tener un fin lícito y autorizado por la Alta Dirección.
8. REGISTROS CONTABLES
La Empresa lleva y mantiene registros y cuentas que reflejan de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los empleados de la Compañía no pueden cambiar, omitir o violar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.
9. MECANISMO PARA REPORTAR: Canal de transparencia
En su enfoque preventivo, Especialidades Oftalmológicas S.A. dispone de un Canal de Transparencia al cual todos los empleados y demás grupos de interés pueden comunicar dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética empresarial, así como también para reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las modalidades de soborno o corrupción. La consulta es recibida por detalle, garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta protegiéndola contra cualquier tipo de represalia.
Conceptos claves del canal de transparencia
- No es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra laTransparencia y Ética de la Empresa.
- No es para sugerencias, ni atención de temas laborales, ni personales.
- Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deberían tener soportes o datos que lleven a conclusiones.
10. ACCIONES CORRECTIVAS
En los asuntos relacionados con empleados se debe proceder de acuerdo con las normas legales laborales y el reglamento interno de trabajo.
Los proveedores deben cumplir con lo pactado contractualmente que regula las obligaciones y derechos de las partes y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario.
Autoridades Gubernamentales. Si fuere el caso, con la respectiva denuncia ante los entes de control competentes.
11. DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN
La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se realiza mediante la publicación en la página web de OPHTHA garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés y está incluido en el Plan Anual de capacitación.
12. FORMATOS, ARCHIVO Y CONSERVACIÓN
El procedimiento de archivo y conservación de los documentos que estén relacionados con negocios o transacciones nacionales o internacionales, deben cumplir con el programa de gestión documental y las tablas de retención dispuestas por la Compañía.
13. REFERENCIAS
OD-080 Reglamento Interno de Trabajo Código de Ética y Buen Gobierno
P-009 Procedimiento para la Selección, Contratación y Mantenimiento de condiciones de seg. de Personal
OD-002 Direccionamiento Estratégico Circular externa de la Dian Nº 170
14. ASPECTOS DE SEGUIRIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
No Aplica
15. ASPECTOS AMBIENTALES
No Aplica
16. ANEXOS
No Aplica